Steg för att ett företags telefon samtal

Även om det kan vara mer praktiskt att kontakta någon med hjälp av modernare teknik, såsom e-post eller SMS, är telefonen fortfarande en mer personlig kommunikationsmedel. Även den andra parten inte kan se ditt ansikte, kan din röst fortfarande förmedla en känsla av professionalism och auktoritet. För att hjälpa dig att göra den mest effektiva affärssamtal möjligt att följa några enkla steg kan vara till hjälp. Kolla även upp vilka företagsabonnemang som finns!

företagskvinna

Förbereda ditt företag

Ta en stund för att förbereda innan du plocka upp telefonen. Skriv ner de viktigaste punkterna du behöver för att täcka under samtalet, liksom några frågor du måste ställa. Detta kommer också att fungera som en disposition för att guida dig genom samtal med bibehållen kontroll över samtalet. Om det är möjligt, vara nära en dator med Internet-anslutning så att du kan komma åt ditt företags webbplats eller hitta information snabbt. Läs mer om mobilabonnemang företag här!

Identifiera dig själv

identifiera alltid själv till den som svarar i telefon. Att låta så professionellt som möjligt, ge din för- och efternamn samt din titel om tillämpligt. Om ditt samtal kommer att vara lång och du känner att den person du ringer är ont om tid eller på annat sätt distraherad, försök att ställa en bättre tid när du kan ringa tillbaka.

Identifiera syftet

Du kan byta artigheter, till exempel en kort “Hur mår du idag ?,”, men inte engagera sig i en utökad samtal om sport eller vädret, eftersom det kan fungera som en distraktion från syftet med ditt samtal. Ange syftet artigt och direkt, såsom “Jag fick e-post i morse och jag ringer för att följa upp.”

Ta tid att lyssna

Även om du kan vara inriktad på att uppnå syftet med ditt samtal, vara säker på att du deltar i en tvåsidig konversation. Ge den andra parten tid att svara på dina poäng och ställa några frågor de kan ha. Var noga med att inte avbryta om du upptäcker att den andra parten driver från ämnet till hands. Om detta inträffar avbryter artigt genom att säga “Jag är ledsen att behöva avbryta, men en annan fråga bara dök in i mitt sinne och jag vill be den innan jag glömmer.”

Summera ditt samtal

Innan hänga upp, granska vad uppnåddes under samtalet med den andra parten och se till att du är överens om vad som ska hända härnäst. Om ytterligare företags kommunikation krävs, skapa en viss dag och tid för ett uppföljande telefonsamtal eller annan metod för kommunikation, såsom e-post. Alltid en del på en trevlig anmärkning, även om slutresultatet av samtalet är att en affärsrelation inte kommer att inträffa eller fortsätta i dag. Du kanske vill se över relationen någon gång i framtiden.

Lämna ett svar